Tietosuojaseloste 18.11.2014

Yhdistetty henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste ja henkilötietolain 24 §:n mukainen informointiasiakirja.

Rekisterinpitäjä
eQ Varainhoito Oy (1104630-3)
Osoite: Aleksanterinkatu 19 A, 5. kerros, 00100 Helsinki
Puhelin: (09) 6817 8777
Sähköposti: info(at)eQ.fi
Kotisivu: www.eQ.fi
Yhteyshenkilö: Risk & Compliance -osasto
Osoite: Aleksanterinkatu 19 A, 5. kerros, 00100 Helsinki
Sähköposti: eQRC(at)eQ.fi

Rekisterin nimi
eQ Varainhoito Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisterissä käsitellään henkilötietoja asiakas- ja palvelusuhteen hoitamiseksi, eQ Varainhoito Oy:n tuotteiden ja palvelujen markkinoimiseksi sekä lakiin ja viranomaismääräyksiin perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi. Henkilötietojen saaminen on edellytys asiakassuhteen luomiselle.

Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriin talletetaan rekisteröidyn
Yksilöintitietoja
• Nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, kotipaikka, kansallisuus, äidinkieli, ammatti, koulutus, asema yhteisössä.
Muita henkilötietoja
• Äidinkieli, ammatti, koulutus, asema yhteisössä, pankkiyhteys, lakiin rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä perustuvat tiedot ja riskiluokittelu.
Asiakkuuden hoitamiseen liittyviä tietoja
• Kontaktointitiedot, asiakastunnus, asiakasryhmä ja -luokitus, tilatut palvelut ja niihin sovellettavat ehdot.
Puhelutiedot
• Kaikki eQ Varainhoito Oy:öön tulevat puhelut nauhoitetaan ja säilytetään sähköisesti.
Arvopaperi- ja muut omistukset
• Asiakkaiden arvopaperi- ja muut omistukset, kuten esimerkiksi eQ Rahastoyhtiö Oy:n hallinnoimien sijoitusrahastojen sekä sopimuksella ulkoistetut osuusrekisterit, täyden valtakirjan ja konsultatiivisten varainhoitosopimusten alainen omaisuus.

Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisteriin saadaan tietoja rekisteröidyltä itseltään, rekisterinpitäjän toiminnasta sekä julkisista rekistereistä kuten väestö-, kauppa-, yhdistys- ja säätiörekisteristä rekisteröidyn omalla suostumuksella lain sallimissa rajoissa.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille säännönmukaisesti. Tietojen luovutus edellyttää aina rekisteröidyn nimenomaista suostumusta. Poikkeuksen tekee viranomaisten lakiin perustuvat tiedustelut (esimerkiksi poliisi, ulosottoviranomainen).

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, jos lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen niin edellyttää.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietojen käsittelyssä ja suojauksessa lakia sekä viranomaisten ohjeita ja määräyksiä.
Manuaalinen aineisto
• Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa ja osittain siirrettynä sähköiseen muotoon. Siihen on pääsy ainoastaan niillä, jotka tarvitsevat rekisteriin talletettuja tietoja asiakas- ja palvelusuhteen hoitamiseksi tai sisäisen riskienhallinnan varmistamiseksi.
Sähköinen aineisto
• Sähköinen aineisto säilytetään kahdennettuna sekä yleisestä verkosta palomuureilla ja käyttöoikeuksilla rajattuna. Siihen on pääsy niillä, jotka tarvitsevat rekisteriin talletettuja tietoja asiakas- ja palvelusuhteen hoitamiseksi
tai sisäisen riskienhallinnan varmistamiseksi sekä tietotekniseen ylläpitotyöhön. Kaikista rekisterikyselyistä jää järjestelmään tunnistetiedot.

Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin talletetut tiedot.

Tarkastuspyyntö tulee osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisena yllämainittuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden joko toimittaa rekisterin talletetut tiedot kirjallisena tai osoittaa paikan, jossa rekisteriin talletetut tiedot ovat nähtävillä.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin talletettujen virheellisten tietojen korjaamista.

Korjausvaatimus tulee osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisena yllämainittuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden tarkastaa korjattavaksi vaadittujen tietojen oikeellisuus ulkoisesta tietolähteestä (esimerkiksi julkinen rekisteri).

Rekisterinpitäjä korjaa oma-aloitteisesti ilman aiheetonta viivytystä virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietolain 30 §:n mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin
henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Kielto tulee osoittaa kirjallisesti tai sähköisesti rekisterinpitäjälle yllämainittuun osoitteeseen.

Evästeet ja seurantatekniikat
eQ:n Internet-sivuilla käytetään evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka avulla selain tallentaa verkkosivuilla kävijän kovalevylle tietoja esimerkiksi siitä, miltä sivulta kävijä on siirtynyt www-sivuille, mitä sivuja kävijä on selannut, mitä selainta kävijä käyttää, sekä mikä on kävijän tietokoneen IP-osoite. eQ valvoo kerättyä tietoa eikä luovuta sitä sivullisille. Hyödynnämme kuitenkin kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita (Google Analytics ja Google AdWords) kerätäksemme ja hyödyntääksemme evästeiden antamia ei-henkilökohtaisia tietoja esimerkiksi mainonnan tehokkuuden arvioimiseksi. eQ ei milloinkaan anna kolmansien osapuolien käyttää tietoja mihinkään muuhun kuin erikseen määriteltyihin tarkoituksiin.

eQ tallentaa tilastotietoja verkkosivujen käytöstä varmistaakseen verkon teknisen toteutuksen ja käytön sekä kehittääkseen sähköisiä palveluita. Tietojen avulla eQ saa kuvan verkkopalvelun kävijöiden käyttäjäkokemuksista ja pyrkii hyödyntämään tietoja verkkopalvelun kehittämisessä.

Huomaathan, että eQ katsoo sinun hyväksyneen evästeiden käytön, ellet poista niitä käytöstä selaimesi asetuksista. Kävijällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Kävijä hyväksyy, että evästeiden käytön estäminen vaikuttaa eQ:n verkkopalvelun käytettävyyteen.